Das Portable Document Format, kurz PDF, ist ein De-facto-Standard für das Austauschen von Dokumenten. Solche Dateien bieten den Vorteil, dass Schriftbild und Ausrichtung des Inhalts immer gleich aussieht, unabhängig vom Computer und Betriebssystem.

Der Adobe Reader (früher Acrobat Reader) erlaubt das Anschauen und Ausdrucken der PDF-Datei. Soll sie hingegen bearbeitet werden, benötigt man dazu ein spezielles Programm, beispielsweise den Adobe Acrobat. Ferner muss die Datei zum Editieren freigegeben, also ohne Passwortschutz versehen sein.

Soll ein Dokument aus einer Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation in ein PDF umgewandelt werden, macht man dies am einfachsten mit einem PDF-Drucker. Ein passendes Programm dafür ist der kostenlose PDF24 Creator.

Der Adobe Reader akzeptiert digitale Unterschriften und ermöglicht es, Formulardaten in einem PDF-Dokument einzutragen. Im Vergleich zur Konkurrenz benötigt er aber relativ viel Speicherplatz und ist auch beim Laden nicht der schnellste. Einen schlankeren und schnelleren Ansatz bietet der Foxit Reader.