Ist man nicht im Besitz einer gültigen Microsoft Office-Lizenz, braucht man die Flinte nicht ins Korn zu werfen. Microsoft bietet kostenlose Hilfsprogramme an, um Dateien aus Powerpoint, Word und Excel zu betrachten. Bearbeiten kann man diese Dokumente damit nicht, aber zumindest ausdrucken.

Sicherlich kann man heutzutage auch solche Dokumente mit der Freeware OpenOffice öffnen und bearbeiten. In der Praxis stellt sich jedoch heraus, dass meist die Seitenformatierung verloren geht. Das ist besonders dann ärgerlich, wenn sich die Seitenumbrüche verschieben, der Verfasser aber ein bestimmtes Ausgabeformat wünscht.

Im Falle von Word- und Excel-Dateien kann man eventuell mit manueller Nacharbeit ein ähnliches Druckergebnis nach einem OpenOffice-Import erzielen, jedoch ist dieser Weg oft zeitraubend. Will man die Dokumente nur schnell ausdrucken, bieten sich der Excel Viewer und der Word Viewer an.

Im Falle von Powerpoint-Präsentationen muss OpenOffice passen. Das Layout wie Hintergrund oder Corporate Identity ist nach einem Import in der Regel komplett zerstört - auch wenn die Texte noch erhalten sind. Innerhalb der Office-Viewer-Familie ist es deshalb nicht verwunderlich, dass der Powerpoint Viewer der beliebteste Download-Kandidat unserer Anwender ist.

Powerpoint Viewer, Word Viewer und Excel Viewer empfehlen sich auch, wenn mit mit der Web Edition von Office 2010 arbeitet. Lädt man sich ein 2010-er Dokument aus dem Web herunter, kann man es mit den Viewern kinderleicht ausdrucken - auch ohne dem Zukauf von Microsoft Office 2010.